LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Para karyawan baru biasanya telah mempunyai kecakapan dan keterampilan dasar yang dibutuhkan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan mempunyai pengalaman yang diperoleh dari organisasi lain. Tidak jarang pula para karyawan baru yang diterima tidak mempunyai kemampuan secara penuh untuk melaksanakan tugas – tugas pekerjaan mereka. Bahkan para karyawan yang sudah berpengalaman pun perlu belajar dan menyesuaikan dengan lingkungannya. Mereka juga mungkin memerlukan latihan dan pengembangan lebih lanjut untuk mengerjakan tugas – tugas secara sukses. Meskipun program orientasi serta latihan dan pengembangan memakan waktu dan dana, hampir semua organisasi melaksanakannya, dan menyebut biaya – biaya untuk berbagai program tersebut sebagai investasi dalam sumber daya manusia.

Ada dua tujuan utama program latihan dan pengembangan karyawan. Pertama, latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua, program – proram tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran – sasaran kerja yang telah ditetapkan. Sekali lagi, meskipun usaha – usaha ini memakan waktu dan mahal, tetapi akan mengurangi perputaran tenaga kerja dan membuat karyawan menjadi lebih produktif. Lebih lanjut, latihan dan pengembangan membantu mereka dalam menghindarkan diri dari keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik.

Pengertian latihan dan pengembangan adalah berbeda. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan – pekerjaan sekarang. Di lain pihak, bila manajemen ingin menyiapkan para karyawan untuk memegang tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang, kegiatan ini disebut pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan (development) mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat – sifat kepribadian. Kegiatan – kegiatan latihan dan pengembangan biasanya merupakan tanggung jawab departemen personalia dan penyelia langsung.

Bab ini membahas bagaimana program orientasi mengintegrasikan para karyawan baru ke dalam organisasi dan membuat mereka lebih produktif melalui latihan. Kemudian akan diuraikan berbagai tipe latihan dan pengembangan.

PROGRAM ORIENTASI

            Program – program orientasi, atau sering disebut induksi, memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain. Beberapa hal yang biasanya tercakup dalam program orientasi dapat dilihat dalam gambar 6.1 berikut.

Gambar 6.1

Beberapa Hal Yang Tercakup Dalam Proram Orientasi

Dalam organisasi yang menerima karyawan baru dengan jumlah besar, program orientasi biasanya memakan waktu setengah atau bahkan satu hari kerja untuk menguraikan hal – hal atau topik – topik dalam gambar 6.1 di atas. Bagi perusahaan yang menerima karyawan dalm jumlah kecil dan jaran, mungkin tidak perlu menyelanggarakan program orientasi formal. Perusahaan bisa memperkenalkan kepada karyawan senior, yang selanjutnya mengajak karyawan baru berkeliling lokasi pekerjaan. Program orientasi informal ini, sering disebut “buddy system”, juga digunakan dalam perusahaan – perusahaan besar untuk membantu karyawan baru lebih lanjut.

Penanggung jawab kegiatan orientasi adalah departemen personalia dan atasan (penyelia) langsung. Departemen personalia pada umumnya memberikan orientasi kepada para karyawan baru tentang berbagai masalah organisasional dan kompensasi. Sedangkan para penyelia  mengangani kegiatan pengenalan dan latihan “on-the-job” serta membantu karyawan “fit in” terhadap kelompok kerja.

Program – program orientasi akan menurunkan perasaan terasing, cemas dan khawatir para karyawan. Mereka dapat merasa sebagai bagian organisasi secara lebih cepat, mereka merasa lebih terjamin atau aman dan lebih diperhatikan. Dengan tingkat kecemasan yang rendah, mereka akan dapat mempelajari tugas – tugas dengan lebih baik. Manfaat – manfaat ini diperoleh karena program orientasi membantu individu memahami aspek – aspek sosial, teknis dan budaya tempat kerja. Proses melalui orang – orang beradaptasi dalam suatu organisasi tersebut jugga disebut proses sosialisasi. Sosialisasi merupakan langkah kritis dalam kaitannya dengan penerimaan oleh karyawan – karyawan lain yang sudah lebih lama bekerja untuk organisasi. Program orientasi mempercepat proses sosialisasi dan penerimaan karyawan baru dalam kelompok kerja.

Akhirnya, program – program orientasi yang berhasil biasanya mencakup prosedur tindak lanjut (follow up) yang “built-in”. Tindak lanjut diperlukan karena para karyawan baru sering menjumpai masalah – masalah yang tidak dijelaskan dalam program orientasi. Tanpa tindak lanjut, pertanyaan – pertanyaan mereka banyak yang tidak terjawab. Tindak lanjut juga berguna sebagai umpan balik untuk memperbaiki program orientasi.

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

            Meskipun para karyawan baru telah menjalani orientasi yang komprehensif, mereka jarang melaksanakan pekerjaan dengan memuaskan. Mereka harus dilatih dan dikembangkan dalam bidang tugas – tugas tertentu. Begitu pula, para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan – kebiasaan kerja yang jelek atau untuk mempelajari ketrampilan – ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.

            Latihan dan pengembangan mempunyai berbagai manfaat karier jangka panjang yang membantu karyawan untuk tanggung jawab lebih besar di waktu yang akan datang. Program – program latihan tidak hanya pentin bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi dalam kelompok kerja, dan bahkan bagi negara. Barangkali cara paling mudah untuk meringkas manfaat – manfaat latihan adalah dengan menyadarinya sebagai investasi organisasi dalam sumber daya manusia. Di samping pengeluaran untuk biaya latihan dan pengembangan organisasi harus membayar “harga” karena pemborosan, absensi, pekrjaan yan buruk, keluhan berkepanjangan dan perputaran tenaga kerja.

            Bagaimanapun juga, orang seharusnya tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya (pendidikan formal), karena belajar adalah sautu proses seumur hidup (life long process). Oleh karena itu, program latihan dan pengembangan karyawan bisnis bersifat kontinyu dan dinamis.

            Sebagai bagian proses latihan dan pengembangan, departemen personalia dan para manajer harus menilai kebutuhan, tujuan – tujuan atau sasaran – sasaran program, isi dan prinsip – prinsip belajar. Gambar 6.2 menguraikan langkah – langkah yang seharusnya diikuti sebelum kegiata latihan dan pengembangan dimulai. Seperti ditunjukkan dalam gambar, orang yangg bertanggun jawab atas program latihan dan pengembangan (biasanya instruktor atau “pelatih”) harus mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan karyawan dan organisasi agar dapat menentukan sasaran – sasaran yang akan dicapai. Setelah sasaran – sasaran ditetapkan, isi dan prinsip – prinsip belajar diperhatikan. Meskipun proses belajar ditanani oleh para instruktor dalan departemen personalia atau para penyelia lini pertama, langkah – langkah pendahuluan ini harus dilakukan untuk mengembangkan suatu program yang efektif.

Penilaian Dan Identifikasi Kebutuhan

            Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan, organisasi perlu mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan latihan dan pengembangan. Penilaian kebutuhan mendiagnosa masalah – masalah dan tantangan – tantangan lingkungan yang dihadapi organisasi sekarang. Kemudian, manajemen mengidentifikasikan berbagai masalah dan tantangan yang dapat diatasi melalui latihan atau pengembangan jangka panjang.

Kadang – kadang perubahan strategi organisasi dapat menciptakan kebutuhan akan latihan. Sebagai contoh, strategi pengembangan produk atau jasa baru biasanya mengharuskan para karyawan untuk mempelajari prosedur – prosedur baru. Personalia penjualan dan karyawan produksi harus dilatih untuk meproduksi, menjuak dan terus mengembangkan lini produk baru ini. Latihan dapat juga digunakan apabila tingkat kecelakaan atau pemborosan tinggi, semangat kerja dan motivasi rendah, atau masalah – masalah operasional lainnya didiagnosa.

Sasaran – sasaran Latihan Dan Pengembangan

            Setelah evaluasi kebutuhan – kebutuhan latihan dilakukan, maka sasaran – sasaran dinyatakan dan ditetapkan. Sasaran – sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar – standar dengan mana prestasi kerja individu dan efektivitas proram dapat diukur.

Isi Program

            Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan – kebutuhan dan sasaran – sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apa pun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan – kebutuhaan organisasi dan peserta. Bila tujuan – tujuan organisasi diabaikan, upaya latihan dan pengembangan akan sia – sia. Para peserta juga perlu meninjau isi program, apakah relevan dengan kebutuhan, atau motivasi mereka untuk mengikuti proggram tersebut rendah atau tinggi. Agar isi proggram efektif, prinsip – prinsip belajar harus diperhatikan.

Prinsip – prinsip Belajar

            Meskipun studi tentang proses belajar telah banyak dilakukan, tetapi masih sedikit yang dapat diketahui tentang proses tersebut. Masalah pokoknya adalah bahwa proses belajar tidak dapat diamati, hanya hasilnya yang dapat diukur. Bagaimanapun juga, ada beberapa prinsip belajar (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara – cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip – prinsip ini adalah bahwa program bersifat partisipatif, relavan, pengulangan (repetisi) dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan. Semakin terpenuhi prinsip – prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Di samping itu, perancangan program juga perlu menyadari perbedaan individual, karena pada hakekatknya para karyawan mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu dengan lainnya.

TEKNIK – TEKNIK LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

            Program – program latihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua kategori pokok program latihan dan pengembangan manajemen.

1.     Metode praktis (on the job training)

2.     Teknik – teknik presentasi informasi dan metode – metode simulasi (off the job training)

Masing – masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap, konsep atau pengetahuan dan/atau ketrampilan utama yang berbeda. Secara skematik, teknik – teknik latihan dan pengembangan ditunjukkan dalam gambar 6.3.

Dalam pemilihan teknik tertentu untuk digunakan pada program latihan dan pengembangan, ada beberapa “trade offs”. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu paling baik; metode terbaik tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor – faktor berikut.

1.   Efektivitas biaya

2.   Isi program yang dikehendaki

3.   Kelayakan fasilitas – fasilitas

4.   Preferensi dan kemampuan peserta

5.   Preferensi dan kemampuan instruktor atau pelatih

6.   Prinsip – prinsip belajar

Tingkat pentingnya keenam “trade off” tersebut tergantung pada situasi. Sebagai contoh. Efektivitas biaya mungkin merupakan faktor minor (bukan utama) dalam pelatihan manuver darurat pilot pesawat terbang. Bagaimanapun jugga, manajer perlu mengenal semua teknik latihan dan pengembangan yang tersedia, agar dapat memilih teknik yang paling tepat untuk kebutuhan, sasaran, dan kondisi tertentu.

Teknik – teknik Latihan dan Pengembangan

On The Job Training

            Teknik – teknik “on the job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman (biasanya karyawan lain). Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut.

1.     Rotasi Jabatan

Memberikan kepada karyawan pengetahuan tentang bagian – bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai maca, ketrampilan manajerial.

2.     Latihan Instruksi Jabatan

Petunjuk – petunjuk pengerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.

3.     Magang (Apprenticeships)

Merupakan proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Pendekatan ini dapat dikombinasikan dengan latihan “off the job”. Hampir semua karyawan pengrajin (craft), seperti tukang kayu dan ahli pipa atau tukan  ledeng, dilatih dengan program – program magang formal. Asistensi dan internship adalah bentuk lain program magang.

4.     Coaching

Penyelia atau atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka. Hubungan penyelia dan karyawan sebagai bawahan serupa dengan hubungan tutor – mahasiswa.

5.     Penugasan Sementara

Penempatan karyawan pada posisi manajeral atau sebagai anggota panitita tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. Karyawan terlibat dalampengambilan keputausan dan pemecahan masalah-masalah organisasional nyata.

Metode – metode Simulasi

            Dengan pendekatan ini karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (artificial) suatu aspek organisasi dan diimnta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Di metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut :

1.     Metode Studi Kasus

Deskripsi tertulis suatu situasi pengambilan keputusan nyata disediakan. Aspek-aspek organisasi terpilih diuraikan pada lembar kasus. Karyawan yang terlibat dalam tipe atihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alernatif. Dengan metode kasus, karyawan dapat mengembangkan keterampilan pengambilan keputusan.

2.     Role Playing 

Teknik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Peserta ditugaskan untuk memerankan berbagai individu tertentu yang digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Dalam hal ini tidak ada naskah yang mengatur pembicaraan dan perilaku. Efektivitas metode ini sangat bergantung pada kemampuan peserta untuk memainkan peranan (sedapat mungkin sesuai dengan realita) yang ditugaskankepadanya. Teknik role playing dapat mengubah sikap peserta, sperti misal menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual, dan mengembangkan keterampilan-keterampilaan antar pribadi (interpersonal skills).

3.     Business Games

Business (management) game adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupanbisnis nyata. Permainan bisnis yang kompleks biasanya dilakukan dengan bantuan komputer untuk mengerjakan perhitungan-perhitungan yang diperlukan. Para peserta memainkan ‘game’ dengan memutuskan harga produk yang akan dipasarkan, berapa besar anggaran pengiklanan, siapa yang akan ditarik, dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk melatih para karyawan (atau manajeer) dalam pengambilan keputusan dan cara mengelola operasi-operasi peruasahaan)

4.     Vestibule Training

Agar program latihan tidak mengganggu operasi-operasi norma, organisasi menggunakan vestibule training. Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan 9penyelia), tetapi oleh pelatih-pelatih khusus.

5.     Latihan Laboratorium (Laboratory Training)

Teknik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untu mengembangkan keterampilan-keterampilan antar pribadi. Salah saatu bentuk latihan laboratorium yang terkenal adalah latihan sensitivitas, di mana peserta belajar menjai lebih sensitip (peka) terhadap perasaan orang lain dan lingkungan.

6.     Program-program Pengembangan Eksekutif

Program-program ini biasanya diselenggarakan di Universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya. Organisasi bisa mengirimkan para karyawannya untuk mengikuti paket-paket khusus yang ditawarkan, atau bekerjasama dengan suatu lembaga pendidikan untuk menyelenggarakan secara khusus suatu bentuk penataran, pendidikaan atau latihan sesuai kebutuhan organisasi.

Teknik-teknik Presentasi Informasi

            Tujuan utama teknik-teknik persentasi informasi adalah untuk mengajarkan berrbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para pesertaa. Metode-metode yang bisa digunakan :

1.     Kuliah

Merupakan suatu metode tradisional dengan kemampuan penyampaian informasi, banyak peserta dan biaya relatip murah. Kelemahannya adalah tidak atau kurang adanya partsipasi dan umpan balik. Hal ini dapat diatasi bila diskusi atau pembahasan kelas diadakan selama proses kuliah. Teknik kuliah cenderung lebih tergantung pada komunikasi, bukan modeling.

2.     Presentasi Video

Presentasi TV, films, slides dan sejenisnya adalah serua dengan bentuk kuliah. Metode ini biasanya digunakan sebagai bahan atau alat pelengkap bentuk-bentuk latihan lainnya.

3.     Metode Konperensi

Metode ini analog dengan bentuk kelas seminar di perguruan tinggi, sebagai pengganti metode kuliah. Tujuannya adalah untuk mengembangkaan kecakapan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dan untuk mengubah sikap karyawan.

4.     Programmed Instruction

Metode ini menggunakan mesin pengajar atau komputer untuk memperkenalkan kepeda peserta topik yang harus dipelajari, dan merinci serangkaian langkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah. Masing-masing peserta bisa menetapkan kecepatan belajarnya sendiri.

5.     Studi Sendiri (Self-Study)

Teknik ini biasanya menggunakan manual-manual atau modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau videotape rekaman. Studi sendiri berguna bila para karyawan tersebar secara geografis atau bila proses belajar hanya memerlukan sedikit interaksi.

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

            Pengembangan seumber daya manusia dalam jangka panjang berbeda dengan latihan  - adalah aspek yang sangat penting dalam organsisasi . Melalui pengembangan para karyawan yang ada sekarang, departeen personalia mengurangi ketergantungan perusahaan pada penarikan karyawan-karyawan baru. Bila para karyawan dikembangkan se cara tepat,lowongan pekerjaan lebih mungkin dipenuhi terlebih dahulu secara iternal. Promosi dan transfer juga menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka mempunyai kesempatan karier. Manfat pengembangan juga akan dirasakan perusahaan melalui peningkatan kontinyuitas operasi-operasi dan semaki besarnya rasa ketertarikan karyawan terhadap perusahaan.

            Pengembangan sumerdaya manusia juga merupakan suatu cara efektip untuk menghadapi berbagai tantangan yang dihadapi oleh banyak organisasai besar. Tatanga-tantangan ini mencangkup keusangan karyawan, perubahan-perubahan  sosioteknis dan perputaran tenaga kerja. Kemampuan untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut merupakan faktor penentu keberhasilan departeemn personalia adalam mempertahankan sumberdaya manusia efektip.

Keusangan Karyawan

Keusangan terjadi bila seseorang karyawan tidak lagi mempunyai pengetahuan dan kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektip.

Ada banyak tanda terjadinya keusanagan, antar lain sikap yang kurang tepat, prestasi yang menurun, atau prosedur-prosedur kerja yang ketinggalan jaman. Banyak perusahaan menghindari untuk mengambil tndakan keras dan memberhentikan karyawan yang usang, terutama kepada mereka yang telah bekerja di perusahaan cukup lama. Tindakan yang bisa diambil adalah memindahkan atau mem”promosi “ kan karyawan yag usang ke pekerjaan lain. Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan menyelenggarakan program-program pengembangan tambahan.

Di samping itu, departemen personalia dapat menggunakan program-program pengembangan secara proaktif. Program-program ini dimaksudakan untuk menghindari masalah keusangan sebelum hal itu terjadi, melalui penilaian kebutuhan-kebutuhan dan penyelenggaraan program-program pengembangan berbagai keterampilan baru secara periodik. Bila program-program dirancang secara reaktif, setelah keusangan terjadi, upaya untuk mengatasi hal ini cenderung kurang efektip dan lebih mahal.

Perubahan-perubahan sosioteknis

            Perubahan-perubahan sosisl dan teknologi juga menjadi tantangan bagi departemen personalia dalam mempertahankan sumberdaya manusia yang efektip. Sebagai contoh, penggunaan mesin-mesin otomatis akan memaksa perusaan untuk merancang kembali program-program pengembangannya.

Perputaran tenaga kerja

            Perputaran (turnover) keryawan keluar dari perusahaan untuk bekerja di perusahaan lain, merupakan tantangan khusus bagi pengembangan sumberrdaya manusia. Karena kejadian-kejadian tersebut tidak dapat diperkirakan, kegiatan-kegiatan pengembangan harus memperispkan setiap saat pengganti karyawan yang keluar. Di lain pihak, dalam banyak kasus nyata, program pengembangan perusahaan yang sangat  baik justru meningkatkan perputaran karyawan.

EVALUASI PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

            Implementasi program latihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. Para karyawan yang tidak terlatih diubah menjadi keryawan-karyawan yang berkemampuan, sehingga dapat diberikan tanggung-jawab lebih besar. Untuk menilai keberhasilan program-program tersebut, manajemen harus mengevaluasi kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan secara sistematis.

Sumber :

Hani, Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta

Seleksi Tenaga Kerja dan Penempatan

A. Seleksi Tenaga Kerja

Seleksi (selection) adalah proses memilih calon karyawan yang memiliki kualifikasi sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Kegiatan seleksi dilakukan untuk mengurangi sebagian jumlah pelamar, sehingga diperoleh calon karyawan yang terbaik. Tanpa karyawan-karyawan berkualitas, sulit bagi perusahaan untuk mencapai keberhasilan.

Begitu pentingnya kegiatan seleksi dilakukan perusahaan untuk memilih karyawan terbaik, sejumlah dana dikeluarkan untuk kegiatan itu. Kebanyakan perusahaan menangani sendiri tugas ini dengan menyiapkan tenaga yang memiliki keahlian khusus bidang seleksi. Namun, sebagian harus mendatangkan tenaga dari luar perusahaan untuk melaksanakan tugas seleksi dengan mengeluarkan biaya per calon karyawan yang cukup mahal.

Berbeda cara perusahaan melaksanakan seleksi, ada yang terencana dan tidak terencana. Perusahaan kecil sering melakukan seleksi secara tidak terencana, kegiatan dilaksanakan ketika tenaga kerja dibutuhkan. Biasanya tugas ini secara langsung ditangani oleh manajernya sendiri. Tetapi, perusahaan besar kegiatan seleksi dilaksanakan secara terencana, dan dikerjakan oleh bagian sumber daya manusia. Tugas ini ditangani oleh orang yang memiliki keahlian khusus dalam bidang seleksi.

Sering  juga dipertanyakan dalam manajemen sumber daya manusia, apakah kegiatan rekrutmen dengan seleksi harus dipisahkan dalam fungsi manajemen sumber daya manusia atau dapat digabung menjadi satu fungsi seorang manajer? Jawabannya adalah tergantung pada besar kecilnya organisasi dan jumlah karyawan yang akan direkrut dan diseleksi. Apabila jumlah pegawai yang akan diseleksi cukup besar sampai ribuan orang, misalnya seperti penerimaan Pegawai Negeri suatu departemen, maka sebaiknya fungsi rekrutmen dan seleksi sumber daya manusia dipisahkan, akan tetapi kalau pegawai yang direkrut hanya beberapa orang saja seperti pada perusahaan kecil maka fungsi rekrutmen dan seleksi tersebut tidak perlu dipisahkan dan dapat dikerjakan oleh seorang Manajer Sumber Daya Manusia.

B. Proses Seleksi Karyawan

Proses seleksi merupakan serangkaian metode yang digunakan untuk memperoleh informasi tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan calon karyawan. Setiap tahap dalam proses seleksi akan diperoleh informasi tentang calon karyawan, kemudian dicocokkan dengan persyaratan pekerjaan. Calon karyawan yang memenuhi persyaratan akan mengikuti tahap seleksi berikutnya. Setiap tahap dalam proses seleksi akan berurang jumlah calon karyawan yang ikut pada tahap selanjutnya.

Sebagian perusahaan menentukan proses seleksi untuk mendapatkan calon karyawan yang terbaik, sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Berbagai bentuk proses seleksi dilakukan bergantung pada ukuran perusahaan (corporate size), sifat-sifat pekerjaan (job characteristics), jumlah pelamar dan kepentingan penarikan. Ukuran perusahaan menentukan proses seleksi yang dilakukan untuk memperoleh  karyawan yang sesuai dengan kemampuannya. Proses seleksi dpat dilaksanakan dalam waktu yang singkat, sehari atau dua hari. Tetapi, juga dapat dilaksanakan dalam waktu yang lebih lama, tiga hari bahkan bahkan membutuhkan waktu seminggu, tergantung kebutuhannya. Makin lama proses seleksi dilaksanakan, maka semakin selektif perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang baik. Perusahaan-perusahaaan besar umumnya membuthkan proses seleksi yang lama karena mendapatkan pelamar dalam jumlah besar.

C. Faktor-faktor Pertimbangan Seleksi

     Proses seleksi sumber daya manusia tidak mungkin berdiri sendiri tanpa pertimbangan dan faktor yang harus diperhitungkan, agar seleksi itu dapat menghasilkan penerimaan pegawai yang paling tepat dan sesuai. Adapaun faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam seleksi adalah :

a)    Analisis pekerjaan yang akan dipercayakan pada pelamar tersebut

b)    Persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja agar mampu memangku jabatan dimaksud

c)    Prestasi kerja yang yang harus dicapai

d)    Perencanaan sumber daya manusia yang telah ditetapkan organisasi

e)    Hasil rekrutmen

f)     Dan yang terakhir perlu ditekankan disini adalah karakter untuk loyalitas dan produktivitasnya

Disamping faktor-faktor yang berpengaruh dalam pelaksanaan seleksi sumber daya manusia juga perlu diperhatikan tantangan-tantangan berikut dalam proses seleksi yaitu:

1. Penawaran Tenaga Kerja

    Semakin besar jumlah pelamar yang menawarkan tenaganya dalam rekrutmen pada dasarnya semakin baik karena akan semakin besar kemungkinannya untuk mendapatkan tenaga terampil yang memenuhia segala persyaratan keahlian yang sesuai dengan jabatan pekerjaan yang akan diisinya.

   Jumlah pelamar tidak begitu banyak atau terbatas, kemungkinan dipengaruhi dua faktor penyebab yaitu:

  a. Karena faktor imbalan yang ditemukan terlalu minim, sehingga banyak pelamar yang enggan mengajukan lamarannya.

  b. Mungkin persyaratan-persyaratan kualitas dan keahlian yang harus dipenuhi para pelamar sangat tinggi sedangkan umur maksimum pelamar hanya 25 tahun, maka sangat terbatas pelamar yang dapat mengajukan lamarannya.

2. Faktor Etika

    Tidak dapat disangkal bahwa petugas rekrut dan seleksi pelamar kerja mempunyai peranan penting untuk menerima atau menolak pelamar kerja. Di lain pihak bahwa organisasi pemakai tenaga kerja mengharapkan agar para pelamar yang bermutu tinggilah yang dapat direkrut. Untuk menggabungkan kedua niat dan maksud tersebut, maka di dalam proses seleksi dituntut adanya standar etika yang tinggi untuk menghasilkan penerimaan tenaga kerja yang bermutu tinggi untuk diperkerjakan. Agar dapat memegang teguh norma etika diperlukan disiplin pribadi yang tinggi, kejujuran dan integritas karakter para petugas, serta efektivitas yang rasional. Pada saat dan situasi demikian inilah para perugas seleksi dihadapkan pada berbagai godaan, seperti sogokan, pengatrolan nilai ujian, kolusi, nepotisme, dan lain-lain. Maka acuan yang paling baik bagi para petugas rekrut dan seleksi sumber daya manusia adalah norma-norma etika organisasi yang sesuai dengan nilai-nilai budaya masyarakat.

3. Faktor Internal Organisasi

    Faktor internal organisasi seperti anggaran yang tersedia untuk pekerjaan yang akan direkrut dan diterima haruslah dipertimbangkan oleh organisasi sumber daya manusia dari suatu organisasi.

    Di samping itu juga harus dipertimbangkan jumlah lowongan kerja yang tersedia dalam organisasi dan kebijaksanaan pimpinan organisasi tentang prioritas rekrutmen. Pimpinan organisasi sebaiknya mendahulukan tenaga kerja dari dalam organisasi itu terlebih dahulu, baru kemudian diusahakan dari luar.

4. Faktor Kesamaan Kesempatan Kerja

    Terutama bagi instansi pemerintahan yang mempekerjakan pelamar sebagai pegawai negeri, harus memberikan kesempatan yang sama bagi warga negaranya tanpa diskriminasi suku, agama, dan kedaerahan dalam arti tanpa pilih bulu. Maka dari itu pengumuman tentang lowongan kerja jabatan hendaknya diumumkan di dalam harian nasional agar khalayak ramai dapat mengetahuinya dan memberi kesempatan yang sama pada seluruh lapisan masyarakat.

    Hal ini perlu diketengahkan karena pada berbagai negara dan masyarakat masih saja terdapat faktor diskriminatif dalam menerima pegawai atau pekerja, baik di instansi pemerintah apalagi di perusahaan swasta. Hal ini sangat terasa dalam praktek, oleh karena itu praktek diskriminasi tersebut dilarang oleh undang-undang.  (Drs. A. Sihotang, M.B.A. 2007 hal 114)

D. Langkah-langkah Seleksi Karyawan

Merupakan tahap-tahap yang harus dilalui seseorang dalam proses penarikan karyawan suatu perusahaan. Setiap perusahaan berbeda dalam menentukan langkah-langkah yang digunakan dalam kegiatan seleksi. Walaupun tidak ada standar dalam menentukan langkah-langkah seleksi, tetapi secara umum dapat ditentukan sebagai berikut :

1.     Menerima lamaran kerja

2.     Wawancara pendahuluan

3.     Tes psikologi

4.     Pemeriksaan referensi

5.     Wawancara seleksi

6.     Persetujuan atasan langung

7.     Pemeriksaan kesehatan

8.     Training atau orientasi

Formulir lamaran kerja

Tahap pertama dalam seleksi karyawan adalah menerima surat lamaran dari pelamar.lamaran dikumpulkan, kemudian dilihat kelengkapan data berdasarkan  sejumlah lamaran yang diterima. Bagian sumber daya manusia menerima lamaran pekerjaan melalui berbagai cara. Biasanya lamaran diterima melalui surat/faks atau diantar langsung oleh pelamar. Tetapi, dengan perkembangan teknologi akhir-akhir ini pelamar sering juga mengirimkan lamarannya melalui internet secara online atau cara lain dengan menggunakan elektronik.

Wawancara pendahuluan

Lamaran yng memenuhu syarat, pelamar akan dipanggil untuk mengikuti wawancara pendhuluan. Wawancara pada tahap ini biasanya dilakukan dalam waktu sangat singkat , sasarannya di sini untuk mengetahui kesungguhan pelamar bekerja pada perusahaan yang dilamar. Pertanyaan yang di ajukan sangat sederhana, namun demikian sebagaian pelamar akan tersisih, pada tahap ini akan dinilai penampilan, dan cara berkomunikasi.beberapa hal yang biasa ditanyakan pda tahap ini mengenai motivasi pelamar, gaji, dan pekerjaan yang diinginkan, serta pengalaman dan prestasi kerja yang pernah diraih pada organisasi lain. Hasil wawancara pendahuluan akan menentukan untuk mengikuti proses seleksi berikutnya.

Tes psikologi

Sebagaian besar perusahaan , baik perusahaan besar maupun kecil, melaksanakan tes psikologi dalam proses seleksi. Namun demikian ada, sebagian perusahaan kecil yang tidk melaksanakan tes psikologi sebagai dasar memilih calon karyawan terbaik, tetapi lebih mempercayakan pada seleksi wawancara saja. Beberapa hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja karyawan yang baik ditentukan oleh tes psikologi. Ada kolerasi yang signifikan antara tes psikologi dengan variable-variabel terpengaruh lainnya seperti kinerja karyawan, tingkat turnover dan absen karyawan.

Pemeriksaan referensi

Langkah selanjutnya yaitu perlu dilaksanakan pemeriksaan referensi atau surat keterangan. Pemeriksaan referensi bertujuan untuk memperoleh keterngn pelamar di masa lampau. Berdasarkan keterangan itu dapat memberikan informasi tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki calon karyawan.

Wawancara seleksi

Wawancara merupakan seleksi yang penting dilakukan untuk memperoleh informasi tentang kepribadian dan kemampuan pra pelamar. Pewawancara (interviewer) dapat mengetahuai kondisi fisik dan kemampuan pelamar karena berhadapan secara langsung dengan pelamar.

Persetujuan atasan langsung

Langkah selanjutnya yaitu persetujuan atasan secara langsung atau supervisor.

Para supervisor ingin bertemu secara langsung dengan calon bawahannya, karena merekalah nanti yang selalu berhubungan dalam melaksanakan pekerjaan di perusahaan. Tindakan ini dilakukan agar terdapat keselarasan hubungan antara para pekerja dengan supervisor. Dalam organisasi, hubungan antara atasan dengan pekerja dapat dilihat dalam struktur organisasi.

Tes atau pemeriksaan kesehatan

Perusahaan umumnya membutuhkan calon karyawan yang sehat jasmani dan rohani untuk dipekerjakan pada bidang pekerjaan tertentu. Dengan alasan ini , perusahaan kan melakukan pemeriksaan kesehatan jasmai dan rohani calon karyawan. Pemeriksaan kesehatan biasa dilakukan pada rumah sakit atau tempat klinik kesehatan yang dipercaya perusahaan. Tes kesehatan dilakukan untuk memastikan kemampuan jasmani pelamar dengan persyaratan pekerjaan.

Training  atau orientasi

Setelah serangkaian kegiatan seleksi dilalui, maka sampailah saatnya calon karyawan mengikuti langkah Training atau orientasi. Karyawan akan diperkenalkan dengan pekerjaannya dan lingkungan perusahaan. Mungkin saja calon karyawan diberikan sebagai masalah perusahaan untuk dipecahkan.

E. Penempatan Karyawan

Penempatan (placement) berkaitan dengan penyesuaian kemampuan dan bakat seseorang dengan pekerjaan yang akan dikerjakannya. Suatu tugas manajer yang penting untuk menempatkan orang sesuai dengan pekerjaan yang tepat. Seseorang diberikan pekerjaan sesuai dengan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Kesalahan dalam menempatkan karyawan pada pekerjaan yang sesuai akan mendapatkan hasil yang kurang baik. Ketidaktelitian dalam hal ii bisa berakibat pada kurangnya semangat kerja yang berdampak pada rendahnya prestasi kerja, dan tingginya tingkat turnover dan absensi karyawan.

                  Keberhasilan dalam penempatan karyawan akan melibatkan suatu kegiatan penting adalah seleksi. Berbagai macam atau tahap seleksi yang dapat dilalui untuk dapat mengetahui kesesuaian pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan calon karyawan dengan persyaratan pekerjaan. Melalui tes psikologi dan wawancara serta alat tes lainnya dapat digunakan sebagai dasar dalam penempatan karyawan. Oleh karena itu, kedua konsep tersebut tidak dapat dipisahkan, karena kesalahan dalam seleksi akan dapat menempatkan karyawan pada posisi yang kurang tepat.

                  Banyak orang yang berpendapat bahwa penempatan merupakan akhir dari proses seleksi. Menurut pandangan ini, jika seluruh proses seleksi telah ditempuh dan lamaran seseorang ditrima, akhirnya seseorang memperoleh status sebagai pegawai dan ditempatkan pada posisi tertentu untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu pula. Pandangan demikian memang tidak salah sepanjang menyangkut pegawai baru. Hanya saja teori manajemen sumber daya manusia yang mutakhir menekankan bahwa penempatan tidak hanya berlaku bagi para pegawai baru akan tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi. Berarti konsep penempatan mencakup promosi, transfer, dan bahkan demosi sekalipun. Dikatakan semikian karena sebagaimana halnya dengan para pegawai baru, pegawai lamapun perlu di rekrut secara internal, perlu dipilih dan biasanya juga menjalani program pengenalan sebelum mereka ditempatkan pada posisi baru dan melakukan pekerjaan baru pula.

Promosi

Telah umum diketahui bahwa yang dimaksud dengan promosi ialah apabila seorang pegawai dipindahkan dari satu pekerjaan kepekerjaan lain yang tanggung jawabnya lebih besar, tingkatannya dalam hierarki jabatan lebih tinggi dan penghasilannya pun lebih besar.

Organisasi pada umunya menggunakan dua kriteria utama dalam mempertimbangkan seseorang untuk dipromosikan, yaitu prestasi kerja dan senioritas. Promosi yang didasarkan pada prestasi kerja menggunakan hasil penilaian atas hasil karya yang sangat baik dalam promosi atau jabatan sekarang.

Praktek promosi lainnya ialah yang didasarkan pada senioritas. Promosi berdasarkan senioritas berarti bahwa pegawai yang paling berhak dipromosikan ialah yang masa kerjanya paling lama. Banyak organisasi yang menempuh cara ini dengan tiga pertimbangan, yaitu:

a.      Sebagai penghargaan atas jasa-jasa seseorang paling sedikit dilihat dari segi loyalitas kepada organisasi,

b.     Penilaian biasanya bersifat obyektif karena cukup dengan membandingkanmasa kerja orang-orang tertentu yang di pertimbangkan untuk dipromosikan,

c.     Mendorong organisasi mengembangkan para pegawainya karena pegawai yang paling lama berkarya akhirnya akan mendapat promosi.

Alih Tugas

Dalam rangka penempatan, alih tugas dapat mengambil salah satu dari dua bentuk. Bentuk pertama adalah penempatan seseorang pada tugas baru dengan tanggung jawab, hierarki jabatan dan penghasilan yang relatif sama dengan statusnya yang lama. Dalam hal demikianseorang pegawai ditempatkan pada satuan kerja baru yang lain dari satuan kerja dimana seseorang selama ini berkarya. Bentuk lain alih tempat. Jika cara ini yang ditempuh, berarti seorang pekerja melakukan pekerjaan yang sama atau sejenis, penghasilan tidak berubah dan tanggung jawabnya pun relatif sama.

Melalui alih tugas para pegawai sesungguhnya memperoleh manfaat yang tidak kecil antara lain dalam bentuk:

a.     Pengalaman baru

b.     Cakrawala pandangan yang lebih luas

c.     Tidak terjadinya kebosanan atau kejenuhan

d.     Perolehan pengetahuan dan keterampilan baru

e.     Perolehan perspektif baru mengenai kehidupan organisasional

f.      Persiapan untuk menghadapi tugas baru, misalnya karena promosi

g.     Motivasi dan kepuasan kerja yang lebih tinggi berkat tantangan dan situasi baru yang dihadapi.

Singkatnya, alih tugas dapat merupakan kesempatan yang sangat berharga untuk berkembang dalam rangka aktualisasi diri.

Demosi

Demosi berarti bahwa seseorang, karena berbagai pertimbangan, mengalami penurunan pangkat atau jabatan dan penghasilan serta taggung jawab yang semakin kecil.

Pada umunya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu sanksi disiplin karena berbagai alasan, seperti:

a.     Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak/kurang memuaskan,

b.     Perilaku pegawai disfungsional, seperti tingkat kemangkiran yang tinggi.

Sumber :

Hani, Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta

Sulistiyani, Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik. Yogyakarta: Graha Ilmi.