BAB
3
DESAIN
PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN
1. Rancangan
Pekerjaan
Dalam
suatu organisasi terdapat banyak aktivitas yang harus diselesaikan dengan baik
untuk mencapai tujuannya. Berbagai aktivitas memiliki beragam karakteristik
yang membedakan satu jenis pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Perbedaan –
perbedaan karakteristik ini menuntut agar suatu pekerjaan perlu pengenalan atau
identifikasi dengan baik agar dapat dikerjaan sesuai dengan hasil yang
diinginkan. Agar dapat memberikan hasil yang efektif dan efisien, suatu
pekerjaan perlu dilakukan perancangan. Tanpa melakukan perancangan pekerjaan
agar menimbulkan kemungkinan – kemungkinan kesalahan dalam pengerjaan sehingga
memberikan hasil yang tidak sesuai dengan keinginan. Akibat lain yang
ditimbulkan terdapat pengeluaran biaya besar disebabkan pemborsan penggunaan
bahan dan terlambatnya kegiatan proses produksi.
Rancangan
pekerjaan (job design) adalah suatu proses yang diciptakan untuk dapat
mengenal karakteristik suatu pekerjaan. Setiap jenis pekerjaan memiliki
karakter yang berbeda. Berbeda karakteristik pekerjaan akan menimbulkan
perbedaan metode pengerjaannya, peralatan yang digunakan, keterampilan,
pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh pekerjaan yang harus dipenuhi.
Merancang suatu pekerjaan bertujuan agar para pekerja dapat mengerjakan
pekerjaannya secara efisien dan efektif. Dalam merancang pekerjaan, ada
beberapa pertanyaan yang harus dijawab antara lain bagaimana melaksanakan
pekerjaan, mengapa perlu dilaksanakan, kapan, dan oleh siapa pekerjaan itu
melaksanakannya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut perancangan pekerjaan
membutuhkan metode, waktu yang tepat, dan orang yang sesuai untuk menghasilkan
barang atau jasa secara efektif dan efisien. Merancang pekerjaan yang tepat
diawali dari identifikasi sasaran (goal identification) dan pentingnya
merancang pekerjaan, menentukan pendekatan – pendekatan, dan pertimbang –
pertimbangan hukum.
Rancangan
pekerjaan bertujuan untuk mempermudah menjelaskan suatu pekerjaan. Rancangan
pekerjaan yang baik akan menghasilkan tugas – tugas yang diselesaikan secara
efisien dan efektif. Tanpa rancangan pekerjaan yang baik akan mengeluarkan
biaya yang besar, disamping sasaran tidak tercapai pada awalnya, tenaga
profesional akan membutuhkan biaya dan waktu yang besar untuk merancang suatu
pekerjaan, tetapi akan menghasilkan hasil pekerjaan yang baik untuk kegiatan
selanjutnya.
Luthans
(2002) mengemukakan bahwa job design is an increasingly important
application technique in the study of organizational behavior, especialy in
light of various reason trends. Rancangan pekerjaan berkenaan dengan
mengatur pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab dalam unit kerja yang produktif
(Mathis dan Jackson, 2001 : 93). Secara teknis, rancangan pekerjaan merupakan
kegiatan untuk mengidentifikasi secara jelas dan merupakan tugas seorang
manajer untuk mencari dan mencocokkannya dengan kemampuan dan keterampilan yang
dimiliki pekerjaannya. Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan memperoleh
hasil kerja yang baik karena para pekerja umumnya dapat mengenal pekerjaan
dengan baik. Sebagai hasilnya akan terdapat tingkat produktivitas yang tinggi,
kepuasan kerja, serta perputaran karyawan dan abensi yang rendah.
Hasil
penelitian yang dilakukan F. W. Taylor dalam pendekatan manajemn ilmiah adalah
pekerjaan dirancang dengan tujuan efisiensi, yaitu menggunakan waktu dan tugas
untuk menentukan cara yang paling efisien dalam menghasilkan produk. Menurut
pandangan ilmu manajemen pekerjaan sangat terspesialisasi dalam mencapai
produktivitas yang tinggi. Teknik ini sering digunakan pada perusahaan yang
bergerak pada bidang perakitan, misalnya perusahaan – perusahaan manufaktur
yang berorientasi pada produksi.
Merancang
pekerjaan pada prinsip – prinsip manajemen ilmiah mempunyai dampak positif dan
negatif. Dampak positifnya adalah karyawan semakin terampil melaksanakan
pekerjaannya, sehingga produktivitas karyawan dapat meningkat. Di sisi lain,
pekerjaan yang sederhana dan berulang – ulang dapat menimbulkan kebosanan
kerja, sehingga berdampak pada ketidakpuasan kerja (dissatisfaction),
tingkat absensi, dan perputaran kerjan (employee turnover) yang tinggi.
Prinsip – prinsip ilmu manajemen tidak berlaku bagi para pekerja
profesionalisme yang membutuhkan pengetahuan khusus. Umumnya, prinsip – prinsip
ilmu manajemen lebih tepat digunakan untuk karyawan produksi.
Merancang
suatu pekerjaan yang efektif merupakan suatu tugas yang sangat rumit. Kesulitan
akan diperoleh karena harus menyesuaikan dengan peralatan, karakteristik
personalia, dan waktu yang dibutuhkan. Hal lain lagi, pekerjaan yang sudah
dirancang perlu disesuaikan dengan lingkungan di mana pekerjaan itu
diselesaikan. Manajer sumber daya manusia memiliki tugas ini dengan penuh
tanggung jawab untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan, dengan kemampuan,
keterampilan, dan pengetahuan yang dimilik pekerjanya. Merancang pekerjaan
meliputi banyak faktor yang memengaruhinya, antara lain 1) perubahan teknologi,
2) spesialisasi pekerjaan, 3) tuntutan serikat pekerja, 4) kemampuan karyawan
yang ada sekarang, 5) tersedianya calon karyawan yang ada, 6) kesenjangan
pengetahuan dan kemapuan antar karyawan, dan 7) kebutuhan – kebutuhan
psikologis dan sosial dari pekerjaan.
Produksi
atas barang dan jasa selalu mengalami perubahan akibat mekanisme dan otomatisasi.
Perubahan teknologi selalu menjadi pemicu dilakukannya rancangan pekerjaan yang
baru. Kegiatan proses produksi semakin singkat, terdapat beberapa tugas yang
dihilangkan atau penambahan diakibatkan dari perubahan isi suatu pekerjaan.
Biasanya, perubahan teknologi akan mengurangi sejumlah tenaga kerja karena
memangkas sebagian rantai pekerjaan. Perubahan ini akan menuntut perubahan
spesifikasi pendidikan. Suatu pekerjaan akan membutuhkan tenaga kerja yang
memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang berbeda. Suatu kebijakan
yang dilakukan manajer adalah melakukan pengembangan karyawan yang merekrut
karyawan baru yang memiliki kualifikasi yang sesuai.
Spesialisasi
pekerjaan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawan
dalam melaksanakan pekerjaan tertentu. Faktor ini membuat para karyawan menjadi
ahli dalam bidang pekerjaannya sehingga akan berakibat pada peningkatan
produktivitas. Spesialisasi pekerjaan akan menciptakan pengalaman yang dimiliki
seseorang atas pekerjaannya. Para karyawan yang berpengalaman memiliki
kiat-kiat untuk menghasilkan pekerjaan sesuai harapan, dan dapat menekan
penggunaan input sekecil mungkin. Seorang kasir di toko dapat dengan cepat
melakukan penghitungan uang, sehingga dapat melayani banyak pelanggan.
Berdasarkan keterampilan dan pengalaman yang dimiliki, bagian pemotongan pada
perusahaan sepatu dapat menghasilkan banyak pekerjaan pemotongan. Terlihat
bahwa semakin terspesialisasi pekerjaan akan meningkatkan hasil kerja yang
dicapai karyawan, hasilnya akan dapat meningkatkan produktivitas.
Serikat
pekerja akan berfungsi untuk menjaga martabat dan melindungi karyawan dalam
kenyamanan kerja. Perusahaan menghormati kesepakatan akan peraturan – peraturan
yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak baik pihak perusahaan maupun
karyawan itu sendiri. Suatu kemungkinan akan terjadi penundaan perubahan isi
pekerjaan walaupun terdapat perubahan teknologi. Sebagian manfaat ekonomi dan
organisasional yang hilang akan diganti melalui peningkatan hubungan dan kerja
sama industri yang diprakarsai serikat pekerja industri.
Suatu
pertimbangan perlu dicermati para manajer perusahaan atas kondisi karyawan baik
di dalam perusahaan maupun pasar tenaga kerja. Merancang pekerjaan dengan
memerhatikan persyaratan – persyaratan kerja yang ideal adalah suatu tindakan
yang kurang tepat dilakukan oleh praktisi sumber daya manusia bila kuantitas
dan kualitas tenaga kerja tidak mendukung. Mengubah isi pekerjaan dapat
dilakukan dengan memerhatikan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang
dimiliki karyawan pada saat sekarang.
Kerja
sama antar karyawan dalam perusahaan sangat penting untuk memperoleh keuangan
yang diinginkan. Kesenjangan atas pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki
pada setiap karyawan akan memberikan hasil yang kurang memuaskan. Seorang
karyawan yang cekatan akan sulit ditiru oleh karyawan yang kurang pintar
sehingga sulit untuk dilakukan kerja sama yang baik. Sebagai akibatnya akan
memberikan hasil kerja yang kurang baik pula. Tidak dapat dipungkiri, semakin
besar perusahaan akan semakin beragam karakter karyawan di dalamnya baik dari
segi usia, pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dimiliki. Untuk
memecahkan permasalahan seperti ini, para pemimpin organisasi harus dapat
mengatur keberagaman anggotanya.
Para
pengelola perusahaan perlu memerhatikan kebutuhan – kebutuhan psikologi dan
sosial karyawannya. Merancang pekerjaan berarti menuntut para karyawan untuk
melaksanakan tugas – tugas dan tanggung jawab sesuai persyaratan pekerjaan.
Dalam kondisi yang demikian, para karyawan akan bekerja secara terspesialisasi
untuk meningkatkan hasil pekerjaannya. Pada kenyataannya, kebanyakan perusahaan
akan memperoleh hasil yang memuaskan, namun pihak karyawan merasa kurang
memperoleh kesejahteraan karena kurang diperhatikan kebutuhan – kebutuhan
psikoligis dan sosial sebagai manusia. Tidak jarang para karyawan mengalami
kebosanan kerja dengan mengerjakan pekerjaan yang berulang – ulang, sehingga berdamoak
pada ketidakpuasan kerja. Akibat lain yang mungkin terjadi adalah tingginya
perputaran kerja dan tingkat absesnsi.
Secara
umum, sebagai akibat dari spesialisasi pekerjaan yang berlebihan akan
menimbulkan kebosanan kerja sehingga menyebabkan terjadinya ketidakpuasan kerja
yang dialami karyawan. Sebagai akibat dari tidakan itu akan terdapat perputaran
karyawan dan tingkat absesnsi tinggi. Para manajer perusahaan dapat mengatasi
tindakan tersebut melalui perputaran pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan
pemerkayaan pekerjaan. Melalui tindakan seperti ini membuat pekerjaan
bervariasi, menarik bagi karyawan untuk dikerjakan.
Hackman
dan Oldham mengemukan bahwa mengemukan bahwa kelima dimensi yang menjadi
karakteristik pekerjaan inti yaitu:
A. Keanekaragaman
Keterampilan. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan dapat
diselesaikan menuntut keberagaman keterampilan.
B. Identitas
Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan yang mencakup
seluruh elemen tugas dapat diidentifikasi untuk dikerjakan dari awal sampai
akhir dengan hasil baik.
C. Keberartian
Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai
pengaruh besar terhadap pekerjaan lain.
D. Otonomi.
Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan nemberikan kebebasan
pekerjanya untuk menyelesaikannya baik baik dalam menentukan jadual dan proses
pekerjaannya.
E. Umpan
Balik. Dimensi ini untuk mengukur sejauhmana suatu pekerjaan memberikan
informasi baik atau buruk ke atas hasil pekerjaan individu dalam organisasi.
1.1 Komponen
– komponen Rancangan Pekerjaan
Perancangan
pekerjaan merupakan proses yang ditentukan dalam diciptakan oleh karakteristik
dan kualitas pekerjaan. Terdapat tiga komponen rancangan pekerjaan, yaitu:
A. Komponen
Organisasional. Komponen ini berkaitan dengan menghasilkan pekerjaan – pekerjaan
yang efisiensi dengan memotivasi para pekerja. Dalam komponen ini, terdiri dari
tiga pendekatan yaitu:
- Pendekatan
Mekanistik. Pendekatan yang lebih menekankan pada pencapaian produktuvitas
melalui efisiensi pekerjaan.
- Aliran
Kerja. Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdapat berbagai kegiatan
untuk menghasilkan produk.
- Praktik
– praktik Pekerjaan. Berbagai metode dan teknik biasa dilakukan tenaga
profesional untuk melaksanakan tugasnya.
B. Komponen
Lingkungan
Faktor
lingkungan dalam rancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para
pekerja potensial serta pengharapan – pengharapan sosial. ada dua komponen
dalam kompenen lingkungan, yaitu:
- Kemampuan
dan Tersedianya Karyawan.
- Pengharapan
– pengharapan Sosial.
C. Komponen
Perilaku
- Otonomi.
Berarti melihat sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai ketergantungan terhadap
pekerjaan lain.
- Variasi.
Berarti suatu pekerjaan menuntut pekerjanya memiliki keterampilan yang berbeda.
- Identitas
Tugas. Pekerjaan yang memiliki skor identitas akan dapat dengan mudah
dikerjakan oleh pekerjanya, seluruh elemen tugas dapat dengan jelas dipahami
dari awal sampai akhir.
- Umpan
Balik. Umpan balik yang tinggi atas suatu pekerjaan akan dapat memperbaiki
kinerja karyawannya.
1.2
Pendekatan Perancangan Pekerjaan
Ada
beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk merancang suatu pekerjaan,
yaitu:
A. Pendekatan
Mekanistik. Pendekatan ini berkaitan dengan manajemen ilmiah, perancangan
pekerjaan lebih mengarah pada efisiensi secara teknis dan produktivitas.
B. Pendekatan
Faktor Manusia. Pendekatan ini dalam rancangan pekerjaan menitikberatkan pada
kegiatan manusia dalam kegiatan proses produksi.
C. Pendekatan
Motivasi. Pendekatan ini menitikberatkan pada hubungan manusia, di mana
pekerjaan dirancang untuk memotivasi pekerja dalam bekerja dan meningkatkan
kepuasan kerja.
- Pendekatan
Kontemporer Individual. Pendekatan ini adalah strategi yang digunakan dalam
perancangan pekerjaan untuk tujuan memotivasi karyawan dalam bekerja.
- Pendekatan
Kontemporer Tim. Pendekatan ini untuk merancang pekerjaan yang ditujukan pada
kelompok – kelompok dalam organisasi.
2.1
Pengertian Analisis Pekerjaan
Analisis
pekerjaan (job analysis) adalah suatu konsep yang tidak dapat dipisahkan dari
organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan pekerjaan yang dikerjaan oleh
orang-orang yang bekerjasama, baik pada bidang yang sama maupun bidang yang
berbeda, yang ada dalam suatu wadah untuk mencapai tujuannya. Tugas manusia
dalam organisasi adalah mengatur pekerjaan secara efisien dan efektif.
Pekerjaan-pekerjaan
dalam organisasi perlu dianalisis terlebih dahulu agar dapat dikerjakan secara
efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan organisasi. Menganalisis pekerjaan
dalam organisasi dibutuhkan informasi-informasi tentang isi (content), dan
persyaratan (reqruitment) dari pekerjaan tersebut.
Analisis
pekerjaan adalah proses sistematis untuk mengenal karakteristik suatu
pekerjaan. Berbagai informasi dapat diperoleh melalui analisis pekerjaan
mencakup tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dituntut suatu
pekerjaan. Dengan demikian, tujuan dan analisis pekerjaan adalah memberikan uraian
dan spesifikasi suatu pekerjaan tertentu.
a. Uraian
pekerjaan
Uraian
pekerjaan (job description) merupakan salah satu informasi dari analisis
pekerjaan yang menyangkut tentang tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang
dituntut oleh suatu pekerjaan. Uraian pekerjaan sering juga disebut sebagai isi
pekerjaan (job content), dalam kenyataannya setiap pekerjaan memiliki isi
yangberbeda-beda.
Secara
umum, urutan dari deskripsi pekerjaan membuat bagian yang mencakup:
1. Identifikasi
pekerjaan
2. Uraian
singkat tentang pekerjaan
3. Tugas-tugas
yang dilaksanakan
4. Tanggung
jawab pekerjaan
5. Wewenang
atas pekerjaan
6. Hubungan
dengan pekerjaan lain
7. Bahan
dan peralatan yang dibutuhkan
8. Konteks
pekerjaan
Identifikasi
pekerjaan berisi beberapa informasi seperti jenis pekerjaan, bagian, dan kode
pekerjaan. Jenis pekerjaan misalnya, misalnya manajer sumber daya manusia,
supervisor penjualan, dan bagian pemrosesan data.
Tugas-tugas
yang dilaksanakan pada suatu pekerjaan merupakan hal yang paling pokok pada
uraian pekerjaan. Setiap pekerjaan memiliki isi yang berbeda,
sehingga tanggung jawab yang dituntut setiap pekerjaan juga berbeda. Tanggung
jawab pekerjaan merupakan kewajiban-kewajiban yang dituntut setiap pekerjaan
atas pemangkunya.
Tanggung
jawab pekerjaan dapat dijelaskan ke dalam beberapa kalimat, misalnya membuat
sasaran pemasaran atas suatu produk untuk memastikan pembagian pasar,membuat
perencanaan dan mengembangkan program-program pemasaran, menentukan dan
merekomendasikan strategi harga, atau berkomunikasi dengan periklanan.
Perlu
ditegaskan pula batas dan wewenang pemangku suatu pekerjaan, baik pada
pelaksanaan maupun dalam pengambilan keputusan, agar mempermudah kegiatan
koordinasi dengan bidang pekerjaan lain.
pada
bagian berikutnya akan dijelaskan hubungan suatu pekerjaan dengan pekerjaan
lainnya. Pada umumnya, suatu pekerjaan tidak akan selesai dikerjakan pada satu
bidang kegiatan saja, tetapi akan dilanjutkan pada bagian lain.
Bagian
lain pada uraian pekerjaan adalah menentukan bahan dan peralatan yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Bagian ini bertujuan untuk
dapat membantu setiap pemangku pekerjaan membagi waktu dalam melaksanakan
tugas-tugas pada suatu pekerjaan.
Konteks
pekerjaan (job context) berkaitan dengan kondisi fisik dari suatu jenis
pekerjaan atau sifat-sifat dari suatu pekerjaan tersebut. suatu pekerjaan akan
dapat diselesaikan dengan baik bila lingkungan menerimanya. Sebagai contoh,
pekerjaan yang dikerjakan pekerja bangunan dapat dikerjakan diluar ruangan,
sedangkan untuk pekerjaan editor film dikerjakan didalam ruangan. Ada jenis
pekerjaan lain yang menuntut pekerjaannya untuk lama berdiri dan ada juga yang
mengharuskan duduk. Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa suatu pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik mengenal karakteristiknya kemudian menyesuaikan
lingkungan-lingkungan.
b. Spesifikasi
Pekerjaan
Spesifikasi
pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang
akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi
pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima
agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
Pada
umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan
kualitas devinitif yang dibutuhkan dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi
pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:
1.
Tingkat pendidikan pekerja.
2.
Jenis kelamin pekerja.
3.
Keadaan fisik pekerja.
4.
Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5.
Batas umur pekerja.
6.
Nikah atau belum.
7.
Minat pekerja.
8.
Emosi dan temperamen pekerja.
9.
Pengalaman pekerja.
Spesifikasi
pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada
dasarnya disusun dari uraian pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak
sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata
atau tidak, serta cantik atau tidak.
2.2
Proses analisis pekerjaan
Para
analisis pekerjaan akan dapat melaksanakan tugasnya untuk mnghasilkan analisis
pekerjaan yang bermanfaat pada organisasi. Keefektifan suatu analisis pekerjaan
akan dapat membantu pelaksanaan tugas-tugas manajer sumber daya manusia dan
para manajer bidang lain dalam organisasi.
a. Merencanakan
Analisis Pekerjaan
Sebagai
langkah awal yang penting dilakukan dalam analisis pekerjaan adalah perencanaan
kegiatan ini dilakukan sebelum pengumpulan informasi dari berbagai sumber.
b. Mempersiapkan
analisis pekerjaan
Tugas
para analisis pekerjaan pada tahap ini adalah menentukan jenis pekerjaan
menurut tinjauan akan dilakukan pengidentifikasian tugas-tugas dalam pekerjan
untuk mengetahui karakter pekerjaan tersebut.
c. Implementasi
Analisis Pekerjaan
Tahap
ini mengumpulkan dan menganalisis informasi. Berbagai informasi dikumpulkan
untuk keperluan analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan.
d. Membuat
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
Setelah
mengumpulkan dan menganilis informasi, tahap selanjutnya para analis pekerjaan
mempersiapkan konsep deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
e. Evaluasi
pekerjaan
Pada
tahap ini deskripsi dan spesifikasi pekerjaan perlu dilakukan evaluasi, apakah
efektif untuk dapat dilaksanakan selanjutnya.
2.3
manfaat analisis pekerjaan
· Perancangan
pekerjaan,
suatu perusahaan melakukan kegiatan perancangan pekerjaan agar memperoleh hasil
kerja yang efisien dan efektif.
· Perencanaan
Sumber Daya Manusia, Kegiatan ini merupakan tugas manajer sumber daya
manusia untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan. Manfaat
dari informasi pada analisis pekerjaan akan dapat memenuhi tuntutan suatu
pekerjaan.
· Rekruitmen
dan seleksi,
Rekruitmen merupakan proses mencari tenaga kerja untuk mengisi kekosongan
pekerjaan yang ada dalam perusahaan.
· Pengembangan
Sumber Daya Manusia, Umumnya setiap karyawan dalam perusahaan membutuhkan
pengembangan.
· Penilaian
Kinerja, Penilaian
kinerja membutuhkan informasi tentang seberapa baik kinerja setiap karyawan.
· Perencanaan
karir, Perencanaan
karir merupakan pandangan ke depan atas apa yang di cita-citakan
individu dengan peluang-peluang yang mungkin tersedian pada organisasi.
|
Aktivitas
|
Jenis Informasi
|
|
Berorientasi pada Pekerjaan
|
1. Proses Pekerjaan
2. Catatan-catatan atas tugas-tugas
3. Prosedur yang digunakan
4. Tanggung jawab pekerjaan
5. Lamanya suatu perkerjaan untuk
diselesaikan
|
|
Berorientasi pada Karyawan
|
1. perilaku manusia dalam organisasi
2. pergerakan tubuh
3. kekuatan tenaga karyawan
|
|
Mesin dan Peralatan yang digunakan
|
1. Jenis peralatan yang digunakan
2. Fungsi mesin dan peralatan yang
digunakan
3. Kepentingan mesin dan peralatan yang
digunakan
4. Kemampuan mesin dan peralatan yang
digunakan
|
|
Bahan dan Pengetahuan yang berkaitan
dengan pekerjaan
|
1. pengetahuan yang berkaitan dengan
pekerjaan
2. keterampilan yang berkaitan dengan
pekerjaan
3. kemampuan yang berkaitan dengan
pekerjaan
4. Produk yang dibuat
|
|
Hasil Pekerjaan
|
1. Tingkah kesalahan
2. Standar Pekerjaan, seperti kuantitas,
kualitas, dan ketepatan waktu dalam menyelesaikannya
3. penggunaan bahan, peralatan, tenaga
kerja, dan biaya
|
|
Konteks Pekerjaan
|
1. jadwal Pekerjaan
2. Kompensasi
3. Kondisi Pekerjaan
|
|
Persyaratan Pekerjaan
|
1. Kepribadian
2. Pendidikan
3. Pengalaman Kerja
|
·
·
Pemberian Kompensasi,
kompensasi merupakan suatu kewajiban bagi pemberi pekerjaan unruk memberi
penghargaan atas jasa yang disumbangkan kayawan dari pekerjaannya.
· Valuasi
pekerjaan, Evaluasi pekerjaan berarti menilai sejauh
individu melaksanakan aktivitas yang merupakan tanggung jawabnya.
2.4
Teknik-teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
1. Observasi
2. Wawancara
3. Kuisioner
4. Catatan
karyawan
5. Kombinasi
1.
Observasi : Secara jelas. Metode ini membutuhkan peralatan seperti alat-alat
tulis, kamera, tape recorder, dan peralatan lain yang dapat membantu pengamat
untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2.
Wawancara
Memahami
suatu pekerjaan dapat juga dilakukan melalui wawancara dengan pemangku
pekerjaan dan supervisor. Wawancara merupakan suatu metode yang biasa dilakukan
para analis pekerjaan untuk memperoleh informasi secara langsung dari
responden. Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara : 1) wawancara
individual dilakukan kepada setiap karyawan, 2) wawancara kelompok dilakukan
kepada kelompok karyawan dengan pekerjaan yang sama, dan 3) wawancara satu atau
lebih supervisor yang mengetahui pekerjaan tersebut.
3.
Kuesioner
Metode
kuesioner merupakan cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi melalui
sejumlah daftar pertanyaan tentang suatu pekerjaan kepada para karyawan.
Kuesioner biasanya dapat dilakukan secara tertutup berarti memberikan pilihan
jawaban ata pertanyaan yang diajukan para analisis.
4.
Catatan Karyawan
Suatu
cara lain, informasi pekerjaan dikumpulkan dengan meminta kepada para karyawan
untuk menguraikan tugas-tugas yang mereka lakukan sehari-hari dalam sebuah buku
harian atau log. Menggunakan metode ini, informasi dapat diperoleh secara
spontan sehingga kecil kemungkinan karyawan memberikan informasi yang tidak
benar. Para karyawan baru dalam mengerjakan pekerjaanya setiap hari, tentu saja
melakukan pencatatan atas deskripsi pekerjaanya untuk dapat dilakukan dengan
hasil yang lebih baik dikemudian hari.
5.
Kombinasi
Jarang
sekali para analis pekerjaan hanya menggunakan satu metode saja sebagai sumber
untuk menganalisis pekerjaan. Biasanya digunakan beberapa metode yang relevan
dan saling melengkapi untuk mencapai kesempurnaan dalam menganalisis pekerjaan.
Untuk menganalisis pekerjaan tatausaha dan administrasi misalnya, para analisis
mungkin menggunakan metode kuesioner, wawancara, dan observasi.
3.5
Metode Analisis Pekerjaan
Berbagai
metode yang dapat digunakan untuk menganalisis pekerjaan, tetapi tidak ada yang
dapat dikatakan sebagai suatu metode yang lebih tepat diantara metode yang
lain. Pada bagian ini, akan diperkenalkan tiga metode analisis pekerjaan,
antara lain : 1) metode analisis pekerjaan fungsional, 2) kuesionar analisis
posisi, dan 3) kuesioner uraian jabatan manajemen. ,meskipun masih ada beberapa
metode sebagai pilihan yang mungkin dapat digunakan paraa analisis pekerjaan
dalam menganalisis pekerjaan, namun ketiga metode yang akan dibahas paling
sering digunakan.
1.
Analisis Jabatan Fungsional
Analisis
jabatan fungsional telah dikembangkan oleh depatemen tenaga kerja AS untuk
meningkatkan penempatan dan penyuluhan kerja bagi setiap orang yang mendaftar
di kantor-kantor ketenagakerjaan pada daerah setempat.
|
Data
|
Manusia
|
Benda/Barang
|
|
0 = Mensintesis
|
0 = Mentor
|
0 = Menyiapkan
|
|
1 = Mengoordinasi
|
1 = Negosiasi
|
1 = Kerja Presisi
|
|
2 = Menganalisa
|
2 = Instruksi
|
2 = Mengoperasikan
|
|
3 = Menyusun
|
3 = Mengawasi
|
3 = Mengendalikan
|
|
4 = Menghitung
|
4 = Mengalihkan
|
4 = Manipulasi
|
|
5 = Menyalin
|
5 = Persuasi
|
5 = Merawat
|
|
6 = Membanding
|
6 = Isyarat
|
6 = Feeding, Offbearing
|
|
7 = Melayani
|
7 = Menangani
|
|
|
8 = Menginstuksi
|
Dalam
penjelasan ini, FJA memberikan penjabaran tentang pekerjaan yang dapat
dijadikan sebagai dasar pada setiap bagian yang telah dijelaskan diatas. Selain
itu, FJA dapat pula menjelaskan kegiatan, metode, mesin dan peralatan yang
digunakan untuk pekerjaan. Sebagai hasil dari pekerjaan, FJA dapat dijadikan
sebagai dasar untuk menilai kinerja, pleh karena itu FJA cocok digunakan untuk
deskripsi pekerjaan.
2.
Kuesioner Analisis Posisi
Kuesioner
analisis posisi adalah kuesioner analisis pekerjaan terstruktur yang
menggunakan daftar periksa untuk mengidentifikasi unsur-unsur setiaap
pekerjaan.
Butir-butir
yang terdapat pada PAQ memerhatikan faktor manusia ke berbagai aspek pekerjaan,
sebagai berikut :
1.
Sources of information : dimensi ini berkaitan dengan dari mana seorang pekerja
mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.
2.
Information processing and decision making critical to job performance :
dimensi ini berkaitan dengan berbagai proses mental pekerja.
3.
Physical activity dan dexterity required of the job : berbagai aktivitas fisik
dan peralatan yang dibutuhkan untuk mengerjakan npekerjaan.
4.
Interpersonal relationship required of the job. Dimensi ini memperlihatkan
pentingnya hubungan dengan orang lain untuk mengerjakan pekerjaan.
5.
Job context : dibutuhkannya konteks fisik dan sosial pada lingkungan mana
pekerjaan suatu pekerjaan.
6.
Other Characteristics required of the job : Berbagai kegiatan, peristiwa dan
karakteristik lain yang penting diketahui dan diperhatikan dalam mengerjakan
suatu pekerjaan.
Metode
PAQ dapat digunakan untuk semua jenis pekerjaan, termasuk pekerjaan manajerial.
Berbeda dengan pekerjaan non manajer, pekerjaan manajer sulit untuk ditetapkan
secara pasti karena kegiatannya bervariasi setiap waktu.
3.
Kuesioner Uraian Jabatan Manajemen
Suatu
metode yang dapat digunakan untuk menganalisis jabatan manajerial adalah
kuesioner uraian jabatan manajemen. Melalui metode ini terdapat 13 komponen
penting yang berkaitan dengan pekerjaan manajer, antara lain :
1.
Perencanaan pada bidang produk, pasar, dan keuangan
2.
Koordinasi pada bagian-bagian yang ada dalam organisasi
3.
Pengawasan bisnis internal
4.
Tanggung jawab atas produk yang dihasilkan
5.
hubungan dengan masyarakat, termasuk pelanggan
6.
Konsultasi lanjutan.
7.
Keleluasaan dalam berundak
8.
Komitmen pada bidang keuangan
9.
Pelayanan pada staf
10.
Pengawasan
11.
Kompleksitas dan stres
12.
Tanggung jawab keuangan pada tingkat lanjut
13.
Tanggung jawab atas sumber daya manusia yang luas.
Metode
ini diciptakan untuk menganalisis pekerjaan manajerial yang berkaitan dengan
tindakan perilaku dalam pekerjaan.
3.6
Hasil Analisis Pekerjaan
Informasi
yang diperoleh dari suatu pekerjaan tertentu baik mengenai isi,
maupun persyaratan dari suatu pekerjaan tertentu tersebut akan menghasilkan
rancangan pekerjaan. Rancangan pekerjaan dapat dispesialisasikan ke dalam tiga
karakteristik pekerjaan, antara lain rentang, kedalaman dan hubungan pekerjaan.
Gambar 4.4 merupakan model konseptual desain pekerjaan yang memperlihatkan
hubungan dengan faktor-faktor lain sebagai konsekuensinya.
1.
Rentang Pekerjaan
Dapat
diketahui bahwa suatu pekerjaan terdapat beberapa tugas yang merupakan karakter
dari pekerjaan tersebut. Pekerjaan tidak sama karena memiliki rentang yang
berbeda. Rentang pekerjaan menunjukkan sejumlah tugas-tugas yang terdapat pada
suatu pekerjaan harus diselesaikan oleh pemangkunya.
Individu
yang melaksanakan sepuluh tugas untuk menyelesaikan suatu pekerjaan memiliki
rentang yang lebih tinggi dibandingkan dengan seseorang yang hanya
menyelesaikan lima tugas.
2.
Kedalaman Pekerjaan
Berbeda
dengan karakteristik pekerjaan yang telah dijelaskan tentang rentang pekerjaan,
kedalaman pekerjaan menunjukkan keleluasaan individu untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Suatu pekerjaan memiliki karakter yang berbeda bila dilihat dari
ketergantungan suatu pekerjaan terhadap pekerjaan lainnya. Kedalaman pekerjaan
menggambarkan sejauh mana kebebasan individu untuk melaksanakan suatu pekerjaan
tertentu.
Suatu
pekerjaan bila dibandingkan dengan pekerjaan lain memiliki rentang dan
kedalaman pekerjaan yang berbeda pada suatu organisasi yang sama atau pada
organisasi yang berbeda.
3.
Hubungan Pekerjaan
Dalam
organisasi besar terdapat banyak macam pekerjaan yang sebetulnya memiliki
hubungan antara satu dengan yang laiinnya. Manajer membuat pengelompokkan atas
pekerjaan yang memiliki karakter sama dan menentukan rentang kendali. Kelompok
pekerjaan dibentuk menjadi tanggung jawab seorang manajer untuk melakukan
koordinasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Keputusan seorang manajer juga
menentukan tanggung jawab dan wewenang atas suatu pekerjaan. Tindakan ini akan
dapat menentukan sifat dan luas hubungan pekerjaan baik secara individu maupun
kelompok dalam organisasi.
Suatu
pertimbangan yang sangat penting dipikirkan oleh manajer untuk menentukan
rentang kendali (span of control) suatu pekerjaan. Kesalahan dalam menentukan
jumlah pekerja yang dipimpin oleh seorang supervisor akan menimbulkan tidak
efektifnya pengelolaan kelompok tersebut.
Sumber
:
Hani,
Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE.
Yogyakarta
Sulistiyani, Ambar Teguh. 2002. Manajemen
Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi
Publik. Yogyakarta: Graha Ilmi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar