LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Para karyawan baru biasanya telah mempunyai kecakapan dan keterampilan dasar yang dibutuhkan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan mempunyai pengalaman yang diperoleh dari organisasi lain. Tidak jarang pula para karyawan baru yang diterima tidak mempunyai kemampuan secara penuh untuk melaksanakan tugas – tugas pekerjaan mereka. Bahkan para karyawan yang sudah berpengalaman pun perlu belajar dan menyesuaikan dengan lingkungannya. Mereka juga mungkin memerlukan latihan dan pengembangan lebih lanjut untuk mengerjakan tugas – tugas secara sukses. Meskipun program orientasi serta latihan dan pengembangan memakan waktu dan dana, hampir semua organisasi melaksanakannya, dan menyebut biaya – biaya untuk berbagai program tersebut sebagai investasi dalam sumber daya manusia.

Ada dua tujuan utama program latihan dan pengembangan karyawan. Pertama, latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua, program – proram tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran – sasaran kerja yang telah ditetapkan. Sekali lagi, meskipun usaha – usaha ini memakan waktu dan mahal, tetapi akan mengurangi perputaran tenaga kerja dan membuat karyawan menjadi lebih produktif. Lebih lanjut, latihan dan pengembangan membantu mereka dalam menghindarkan diri dari keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik.

Pengertian latihan dan pengembangan adalah berbeda. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan – pekerjaan sekarang. Di lain pihak, bila manajemen ingin menyiapkan para karyawan untuk memegang tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang, kegiatan ini disebut pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan (development) mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat – sifat kepribadian. Kegiatan – kegiatan latihan dan pengembangan biasanya merupakan tanggung jawab departemen personalia dan penyelia langsung.

Bab ini membahas bagaimana program orientasi mengintegrasikan para karyawan baru ke dalam organisasi dan membuat mereka lebih produktif melalui latihan. Kemudian akan diuraikan berbagai tipe latihan dan pengembangan.

PROGRAM ORIENTASI

            Program – program orientasi, atau sering disebut induksi, memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain. Beberapa hal yang biasanya tercakup dalam program orientasi dapat dilihat dalam gambar 6.1 berikut.

Gambar 6.1

Beberapa Hal Yang Tercakup Dalam Proram Orientasi

Dalam organisasi yang menerima karyawan baru dengan jumlah besar, program orientasi biasanya memakan waktu setengah atau bahkan satu hari kerja untuk menguraikan hal – hal atau topik – topik dalam gambar 6.1 di atas. Bagi perusahaan yang menerima karyawan dalm jumlah kecil dan jaran, mungkin tidak perlu menyelanggarakan program orientasi formal. Perusahaan bisa memperkenalkan kepada karyawan senior, yang selanjutnya mengajak karyawan baru berkeliling lokasi pekerjaan. Program orientasi informal ini, sering disebut “buddy system”, juga digunakan dalam perusahaan – perusahaan besar untuk membantu karyawan baru lebih lanjut.

Penanggung jawab kegiatan orientasi adalah departemen personalia dan atasan (penyelia) langsung. Departemen personalia pada umumnya memberikan orientasi kepada para karyawan baru tentang berbagai masalah organisasional dan kompensasi. Sedangkan para penyelia  mengangani kegiatan pengenalan dan latihan “on-the-job” serta membantu karyawan “fit in” terhadap kelompok kerja.

Program – program orientasi akan menurunkan perasaan terasing, cemas dan khawatir para karyawan. Mereka dapat merasa sebagai bagian organisasi secara lebih cepat, mereka merasa lebih terjamin atau aman dan lebih diperhatikan. Dengan tingkat kecemasan yang rendah, mereka akan dapat mempelajari tugas – tugas dengan lebih baik. Manfaat – manfaat ini diperoleh karena program orientasi membantu individu memahami aspek – aspek sosial, teknis dan budaya tempat kerja. Proses melalui orang – orang beradaptasi dalam suatu organisasi tersebut jugga disebut proses sosialisasi. Sosialisasi merupakan langkah kritis dalam kaitannya dengan penerimaan oleh karyawan – karyawan lain yang sudah lebih lama bekerja untuk organisasi. Program orientasi mempercepat proses sosialisasi dan penerimaan karyawan baru dalam kelompok kerja.

Akhirnya, program – program orientasi yang berhasil biasanya mencakup prosedur tindak lanjut (follow up) yang “built-in”. Tindak lanjut diperlukan karena para karyawan baru sering menjumpai masalah – masalah yang tidak dijelaskan dalam program orientasi. Tanpa tindak lanjut, pertanyaan – pertanyaan mereka banyak yang tidak terjawab. Tindak lanjut juga berguna sebagai umpan balik untuk memperbaiki program orientasi.

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

            Meskipun para karyawan baru telah menjalani orientasi yang komprehensif, mereka jarang melaksanakan pekerjaan dengan memuaskan. Mereka harus dilatih dan dikembangkan dalam bidang tugas – tugas tertentu. Begitu pula, para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan – kebiasaan kerja yang jelek atau untuk mempelajari ketrampilan – ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.

            Latihan dan pengembangan mempunyai berbagai manfaat karier jangka panjang yang membantu karyawan untuk tanggung jawab lebih besar di waktu yang akan datang. Program – program latihan tidak hanya pentin bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi dalam kelompok kerja, dan bahkan bagi negara. Barangkali cara paling mudah untuk meringkas manfaat – manfaat latihan adalah dengan menyadarinya sebagai investasi organisasi dalam sumber daya manusia. Di samping pengeluaran untuk biaya latihan dan pengembangan organisasi harus membayar “harga” karena pemborosan, absensi, pekrjaan yan buruk, keluhan berkepanjangan dan perputaran tenaga kerja.

            Bagaimanapun juga, orang seharusnya tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya (pendidikan formal), karena belajar adalah sautu proses seumur hidup (life long process). Oleh karena itu, program latihan dan pengembangan karyawan bisnis bersifat kontinyu dan dinamis.

            Sebagai bagian proses latihan dan pengembangan, departemen personalia dan para manajer harus menilai kebutuhan, tujuan – tujuan atau sasaran – sasaran program, isi dan prinsip – prinsip belajar. Gambar 6.2 menguraikan langkah – langkah yang seharusnya diikuti sebelum kegiata latihan dan pengembangan dimulai. Seperti ditunjukkan dalam gambar, orang yangg bertanggun jawab atas program latihan dan pengembangan (biasanya instruktor atau “pelatih”) harus mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan karyawan dan organisasi agar dapat menentukan sasaran – sasaran yang akan dicapai. Setelah sasaran – sasaran ditetapkan, isi dan prinsip – prinsip belajar diperhatikan. Meskipun proses belajar ditanani oleh para instruktor dalan departemen personalia atau para penyelia lini pertama, langkah – langkah pendahuluan ini harus dilakukan untuk mengembangkan suatu program yang efektif.

Penilaian Dan Identifikasi Kebutuhan

            Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan, organisasi perlu mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan latihan dan pengembangan. Penilaian kebutuhan mendiagnosa masalah – masalah dan tantangan – tantangan lingkungan yang dihadapi organisasi sekarang. Kemudian, manajemen mengidentifikasikan berbagai masalah dan tantangan yang dapat diatasi melalui latihan atau pengembangan jangka panjang.

Kadang – kadang perubahan strategi organisasi dapat menciptakan kebutuhan akan latihan. Sebagai contoh, strategi pengembangan produk atau jasa baru biasanya mengharuskan para karyawan untuk mempelajari prosedur – prosedur baru. Personalia penjualan dan karyawan produksi harus dilatih untuk meproduksi, menjuak dan terus mengembangkan lini produk baru ini. Latihan dapat juga digunakan apabila tingkat kecelakaan atau pemborosan tinggi, semangat kerja dan motivasi rendah, atau masalah – masalah operasional lainnya didiagnosa.

Sasaran – sasaran Latihan Dan Pengembangan

            Setelah evaluasi kebutuhan – kebutuhan latihan dilakukan, maka sasaran – sasaran dinyatakan dan ditetapkan. Sasaran – sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar – standar dengan mana prestasi kerja individu dan efektivitas proram dapat diukur.

Isi Program

            Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan – kebutuhan dan sasaran – sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apa pun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan – kebutuhaan organisasi dan peserta. Bila tujuan – tujuan organisasi diabaikan, upaya latihan dan pengembangan akan sia – sia. Para peserta juga perlu meninjau isi program, apakah relevan dengan kebutuhan, atau motivasi mereka untuk mengikuti proggram tersebut rendah atau tinggi. Agar isi proggram efektif, prinsip – prinsip belajar harus diperhatikan.

Prinsip – prinsip Belajar

            Meskipun studi tentang proses belajar telah banyak dilakukan, tetapi masih sedikit yang dapat diketahui tentang proses tersebut. Masalah pokoknya adalah bahwa proses belajar tidak dapat diamati, hanya hasilnya yang dapat diukur. Bagaimanapun juga, ada beberapa prinsip belajar (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara – cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip – prinsip ini adalah bahwa program bersifat partisipatif, relavan, pengulangan (repetisi) dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan. Semakin terpenuhi prinsip – prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Di samping itu, perancangan program juga perlu menyadari perbedaan individual, karena pada hakekatknya para karyawan mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu dengan lainnya.

TEKNIK – TEKNIK LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

            Program – program latihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua kategori pokok program latihan dan pengembangan manajemen.

1.     Metode praktis (on the job training)

2.     Teknik – teknik presentasi informasi dan metode – metode simulasi (off the job training)

Masing – masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap, konsep atau pengetahuan dan/atau ketrampilan utama yang berbeda. Secara skematik, teknik – teknik latihan dan pengembangan ditunjukkan dalam gambar 6.3.

Dalam pemilihan teknik tertentu untuk digunakan pada program latihan dan pengembangan, ada beberapa “trade offs”. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu paling baik; metode terbaik tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor – faktor berikut.

1.   Efektivitas biaya

2.   Isi program yang dikehendaki

3.   Kelayakan fasilitas – fasilitas

4.   Preferensi dan kemampuan peserta

5.   Preferensi dan kemampuan instruktor atau pelatih

6.   Prinsip – prinsip belajar

Tingkat pentingnya keenam “trade off” tersebut tergantung pada situasi. Sebagai contoh. Efektivitas biaya mungkin merupakan faktor minor (bukan utama) dalam pelatihan manuver darurat pilot pesawat terbang. Bagaimanapun jugga, manajer perlu mengenal semua teknik latihan dan pengembangan yang tersedia, agar dapat memilih teknik yang paling tepat untuk kebutuhan, sasaran, dan kondisi tertentu.

Teknik – teknik Latihan dan Pengembangan

On The Job Training

            Teknik – teknik “on the job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman (biasanya karyawan lain). Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut.

1.     Rotasi Jabatan

Memberikan kepada karyawan pengetahuan tentang bagian – bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai maca, ketrampilan manajerial.

2.     Latihan Instruksi Jabatan

Petunjuk – petunjuk pengerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.

3.     Magang (Apprenticeships)

Merupakan proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Pendekatan ini dapat dikombinasikan dengan latihan “off the job”. Hampir semua karyawan pengrajin (craft), seperti tukang kayu dan ahli pipa atau tukan  ledeng, dilatih dengan program – program magang formal. Asistensi dan internship adalah bentuk lain program magang.

4.     Coaching

Penyelia atau atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka. Hubungan penyelia dan karyawan sebagai bawahan serupa dengan hubungan tutor – mahasiswa.

5.     Penugasan Sementara

Penempatan karyawan pada posisi manajeral atau sebagai anggota panitita tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. Karyawan terlibat dalampengambilan keputausan dan pemecahan masalah-masalah organisasional nyata.

Metode – metode Simulasi

            Dengan pendekatan ini karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (artificial) suatu aspek organisasi dan diimnta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Di metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut :

1.     Metode Studi Kasus

Deskripsi tertulis suatu situasi pengambilan keputusan nyata disediakan. Aspek-aspek organisasi terpilih diuraikan pada lembar kasus. Karyawan yang terlibat dalam tipe atihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alernatif. Dengan metode kasus, karyawan dapat mengembangkan keterampilan pengambilan keputusan.

2.     Role Playing 

Teknik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Peserta ditugaskan untuk memerankan berbagai individu tertentu yang digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Dalam hal ini tidak ada naskah yang mengatur pembicaraan dan perilaku. Efektivitas metode ini sangat bergantung pada kemampuan peserta untuk memainkan peranan (sedapat mungkin sesuai dengan realita) yang ditugaskankepadanya. Teknik role playing dapat mengubah sikap peserta, sperti misal menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual, dan mengembangkan keterampilan-keterampilaan antar pribadi (interpersonal skills).

3.     Business Games

Business (management) game adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupanbisnis nyata. Permainan bisnis yang kompleks biasanya dilakukan dengan bantuan komputer untuk mengerjakan perhitungan-perhitungan yang diperlukan. Para peserta memainkan ‘game’ dengan memutuskan harga produk yang akan dipasarkan, berapa besar anggaran pengiklanan, siapa yang akan ditarik, dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk melatih para karyawan (atau manajeer) dalam pengambilan keputusan dan cara mengelola operasi-operasi peruasahaan)

4.     Vestibule Training

Agar program latihan tidak mengganggu operasi-operasi norma, organisasi menggunakan vestibule training. Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan 9penyelia), tetapi oleh pelatih-pelatih khusus.

5.     Latihan Laboratorium (Laboratory Training)

Teknik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untu mengembangkan keterampilan-keterampilan antar pribadi. Salah saatu bentuk latihan laboratorium yang terkenal adalah latihan sensitivitas, di mana peserta belajar menjai lebih sensitip (peka) terhadap perasaan orang lain dan lingkungan.

6.     Program-program Pengembangan Eksekutif

Program-program ini biasanya diselenggarakan di Universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya. Organisasi bisa mengirimkan para karyawannya untuk mengikuti paket-paket khusus yang ditawarkan, atau bekerjasama dengan suatu lembaga pendidikan untuk menyelenggarakan secara khusus suatu bentuk penataran, pendidikaan atau latihan sesuai kebutuhan organisasi.

Teknik-teknik Presentasi Informasi

            Tujuan utama teknik-teknik persentasi informasi adalah untuk mengajarkan berrbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para pesertaa. Metode-metode yang bisa digunakan :

1.     Kuliah

Merupakan suatu metode tradisional dengan kemampuan penyampaian informasi, banyak peserta dan biaya relatip murah. Kelemahannya adalah tidak atau kurang adanya partsipasi dan umpan balik. Hal ini dapat diatasi bila diskusi atau pembahasan kelas diadakan selama proses kuliah. Teknik kuliah cenderung lebih tergantung pada komunikasi, bukan modeling.

2.     Presentasi Video

Presentasi TV, films, slides dan sejenisnya adalah serua dengan bentuk kuliah. Metode ini biasanya digunakan sebagai bahan atau alat pelengkap bentuk-bentuk latihan lainnya.

3.     Metode Konperensi

Metode ini analog dengan bentuk kelas seminar di perguruan tinggi, sebagai pengganti metode kuliah. Tujuannya adalah untuk mengembangkaan kecakapan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dan untuk mengubah sikap karyawan.

4.     Programmed Instruction

Metode ini menggunakan mesin pengajar atau komputer untuk memperkenalkan kepeda peserta topik yang harus dipelajari, dan merinci serangkaian langkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah. Masing-masing peserta bisa menetapkan kecepatan belajarnya sendiri.

5.     Studi Sendiri (Self-Study)

Teknik ini biasanya menggunakan manual-manual atau modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau videotape rekaman. Studi sendiri berguna bila para karyawan tersebar secara geografis atau bila proses belajar hanya memerlukan sedikit interaksi.

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

            Pengembangan seumber daya manusia dalam jangka panjang berbeda dengan latihan  - adalah aspek yang sangat penting dalam organsisasi . Melalui pengembangan para karyawan yang ada sekarang, departeen personalia mengurangi ketergantungan perusahaan pada penarikan karyawan-karyawan baru. Bila para karyawan dikembangkan se cara tepat,lowongan pekerjaan lebih mungkin dipenuhi terlebih dahulu secara iternal. Promosi dan transfer juga menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka mempunyai kesempatan karier. Manfat pengembangan juga akan dirasakan perusahaan melalui peningkatan kontinyuitas operasi-operasi dan semaki besarnya rasa ketertarikan karyawan terhadap perusahaan.

            Pengembangan sumerdaya manusia juga merupakan suatu cara efektip untuk menghadapi berbagai tantangan yang dihadapi oleh banyak organisasai besar. Tatanga-tantangan ini mencangkup keusangan karyawan, perubahan-perubahan  sosioteknis dan perputaran tenaga kerja. Kemampuan untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut merupakan faktor penentu keberhasilan departeemn personalia adalam mempertahankan sumberdaya manusia efektip.

Keusangan Karyawan

Keusangan terjadi bila seseorang karyawan tidak lagi mempunyai pengetahuan dan kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektip.

Ada banyak tanda terjadinya keusanagan, antar lain sikap yang kurang tepat, prestasi yang menurun, atau prosedur-prosedur kerja yang ketinggalan jaman. Banyak perusahaan menghindari untuk mengambil tndakan keras dan memberhentikan karyawan yang usang, terutama kepada mereka yang telah bekerja di perusahaan cukup lama. Tindakan yang bisa diambil adalah memindahkan atau mem”promosi “ kan karyawan yag usang ke pekerjaan lain. Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan menyelenggarakan program-program pengembangan tambahan.

Di samping itu, departemen personalia dapat menggunakan program-program pengembangan secara proaktif. Program-program ini dimaksudakan untuk menghindari masalah keusangan sebelum hal itu terjadi, melalui penilaian kebutuhan-kebutuhan dan penyelenggaraan program-program pengembangan berbagai keterampilan baru secara periodik. Bila program-program dirancang secara reaktif, setelah keusangan terjadi, upaya untuk mengatasi hal ini cenderung kurang efektip dan lebih mahal.

Perubahan-perubahan sosioteknis

            Perubahan-perubahan sosisl dan teknologi juga menjadi tantangan bagi departemen personalia dalam mempertahankan sumberdaya manusia yang efektip. Sebagai contoh, penggunaan mesin-mesin otomatis akan memaksa perusaan untuk merancang kembali program-program pengembangannya.

Perputaran tenaga kerja

            Perputaran (turnover) keryawan keluar dari perusahaan untuk bekerja di perusahaan lain, merupakan tantangan khusus bagi pengembangan sumberrdaya manusia. Karena kejadian-kejadian tersebut tidak dapat diperkirakan, kegiatan-kegiatan pengembangan harus memperispkan setiap saat pengganti karyawan yang keluar. Di lain pihak, dalam banyak kasus nyata, program pengembangan perusahaan yang sangat  baik justru meningkatkan perputaran karyawan.

EVALUASI PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

            Implementasi program latihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. Para karyawan yang tidak terlatih diubah menjadi keryawan-karyawan yang berkemampuan, sehingga dapat diberikan tanggung-jawab lebih besar. Untuk menilai keberhasilan program-program tersebut, manajemen harus mengevaluasi kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan secara sistematis.

Sumber :

Hani, Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta